Kako avtomatizirati izdelavo poštnih nalepk za spletna naročila

Ko kupec odda naročilo, so vsi podatki za dostavo praviloma že zapisani v spletni trgovini: ime in priimek, naslov, poštna številka, kraj, država, telefonska številka, način plačila in pogosto tudi podatki o izdelkih.

Kljub temu se v številnih trgovinah isti podatki še enkrat prepisujejo v portal dostavne službe.

Odpre se naročilo, nato portal prevoznika, prekopira ime, naslov, poštna številka, telefon, e-pošta, masa paketa in po potrebi še znesek odkupnine. Nato se ustvari nalepka, jo natisne in na koncu številko za sledenje ponovno vnese v spletno trgovino.

Gre za podoben problem kot pri ročnem prenosu naročil v računovodski program: isti podatki že obstajajo, vendar jih človek ponovno vnaša v drug sistem.

Pri nekaj paketih na teden to ni velika težava. Pri nekaj sto paketih na mesec pa hitro postane eno izmed najbolj zamudnih opravil v spletni trgovini.

Kaj vse vsebuje ena poštna nalepka

Poštna nalepka ni samo naslov kupca. Dostavna služba za pripravo pošiljke običajno potrebuje več podatkov:

• ime in priimek oziroma naziv podjetja,
• naslov za dostavo,
• poštno številko in kraj,
• državo,
• telefonsko številko,
• e-poštni naslov,
• težo pošiljke,
• število paketov,
• izbrano dostavno storitev,
• podatke o odkupnini,
• morebitna navodila za dostavo.

Večina teh podatkov je že na voljo v naročilu.

Če sta spletna trgovina in dostavna služba povezani, jih zato ni treba ponovno vnašati.

Kaj se da avtomatizirati

1. Prenos podatkov prejemnika

Ime, naslov, poštna številka, kraj, država, telefonska številka in e-pošta se lahko neposredno prenesejo iz naročila v sistem dostavne službe.

Namesto:

lahko proces poteka:

To ne prihrani samo časa. Zmanjša tudi možnost, da se pri kopiranju spremeni številka hiše, poštna številka ali telefonska številka.

2. Odkupnina

Pri plačilu po povzetju je napaka še dražja.

Pri avtomatizaciji se lahko znesek odkupnine prevzame neposredno iz naročila skupaj s potrebnimi referencami.

Pomembno je tudi, da sistem prepozna, ali je naročilo sploh plačljivo po povzetju. Pri kartičnem plačilu ali predhodnem nakazilu odkupnine na pošiljki ne sme biti.

3. Teža in dimenzije paketa

Če so masa in dimenzije zapisane pri izdelkih, jih je mogoče uporabiti tudi pri pripravi pošiljke.

Pri naročilu z več izdelki se lahko skupna masa izračuna samodejno.

To je posebej uporabno pri trgovinah, kjer različne teže paketov pomenijo različne cene dostave ali različne vrste storitev.

Pri izdelkih, kjer končna embalaža pomembno spremeni težo ali dimenzije, je seveda smiselno pustiti možnost ročnega popravka pred izdelavo nalepke.

4. Izdelava več nalepk hkrati

Največ časa se ne izgubi pri sami nalepki, ampak pri ponavljanju istega postopka.

Pri avtomatiziranem procesu lahko trgovec označi več pripravljenih naročil in ustvari nalepke v paketu.

Namesto izdelovanja dvajsetih nalepk posamezno se pripravi vseh dvajset naenkrat.

5. Tiskanje nalepk

Nalepke se lahko pripravijo v formatu, ki ustreza načinu dela v skladišču, na primer za tisk na običajen A4 tiskalnik ali na namenski termični tiskalnik.

Pri večjem številu naročil je pomembno predvsem to, da zaposlenemu ni treba za vsako pošiljko posebej odpirati datoteke in izbirati tiskalnika.

6. Številka za sledenje nazaj v spletno trgovino

Ko dostavna služba ustvari pošiljko, nastane številka za sledenje.

Če sistema nista povezana, jo mora nekdo ponovno kopirati v spletno trgovino.

Pri avtomatiziranem procesu se lahko številka samodejno zapiše nazaj k naročilu.

Kje se avtomatizacija najpogosteje zalomi

Avtomatizacija odpravi prepisovanje, ne more pa popraviti vseh slabih vhodnih podatkov.

Če je napačen že podatek v naročilu, se bo napačen podatek pravilno in zelo hitro prenesel tudi na nalepko.

Zato je pred avtomatizacijo smiselno preveriti predvsem naslednje.

1. Manjkajoča hišna številka

Če trgovina hišne številke ne preverja, bo takšno naročilo prišlo tudi v sistem dostavne službe.

Rezultat je lahko zamuda, telefonsko preverjanje naslova ali vrnjena pošiljka.

2. Telefonska številka v napačni obliki

Telefonska številka je za dostavno službo pomembnejša, kot se zdi.

Kurirji jo uporabljajo za SMS-obvestila, obvestila o času dostave in kontaktiranje prejemnika.

Težave nastanejo pri številkah z manjkajočo klicno kodo, dodatnimi znaki ali napačno izbrano državo.

Zato je smiselno telefonske številke preveriti že ob oddaji naročila.

3. Napačen znesek odkupnine

Odkupnina mora odražati dejanski znesek, ki ga mora kupec še plačati.

Če je bil uporabljen kupon, delno plačilo, dobroimetje ali druga prilagoditev, znesek na pošiljki ne sme izhajati iz začetne vrednosti košarice.

Najvarneje je, da se odkupnina določi na podlagi končnega stanja naročila.

4. Napačen način plačila

Sistem mora razlikovati med:

• plačilom po povzetju,
• plačilno kartico,
• PayPalom,
• bančnim nakazilom,
• drugimi predplačniškimi načini plačila.

Če je naročilo že plačano, na nalepki ne sme nastati odkupnina samo zato, ker je bila pri izdelku ali kupcu v preteklosti uporabljena.

5. Naročilo še ni pripravljeno za odpremo

Tudi popolna avtomatizacija ne pomeni, da mora nalepka nastati takoj ob vsakem naročilu.

Pri nekaterih trgovinah je bolj smiselno, da se pošiljka ustvari šele, ko je naročilo:

• plačano,
• potrjeno,
• pripravljeno v skladišču,
• ali ročno označeno za odpremo.

Dober sistem zato ne avtomatizira samo prenosa podatkov, ampak omogoča tudi določitev trenutka, ko naj se nalepka dejansko ustvari.

Pred avtomatizacijo preverite podatke v spletni trgovini

Največ težav z dostavo je smiselno preprečiti še preden naročilo pride do prevoznika.

Preverite predvsem:

• ali je naslov obvezen,
• ali lahko kupec odda naročilo brez hišne številke,
• ali preverjate obliko telefonske številke,
• ali je država pravilno povezana z naslovom,
• ali je način plačila jasno določen,
• ali so pri izdelkih pravilno zapisane teže.

Avtomatizacija nalepk je namreč toliko dobra, kot so dobri podatki, ki jih prejme — velja isto pravilo kot pri napakah, ki nastanejo pri ročnem vnosu naročil.

Pol ure, porabljene za boljša pravila pri oddaji naročila, lahko kasneje prepreči veliko neuspelih dostav in ročnih popravkov.

Koliko časa vzame ročna priprava nalepk

Če priprava ene nalepke skupaj z odpiranjem naročila, prepisom podatkov in shranjevanjem številke za sledenje vzame približno dve do tri minute, se čas hitro sešteje.

Pri 200 pošiljkah na mesec je to približno 400 do 600 minut oziroma 7 do 10 ur dela.

Pri 500 pošiljkah pa že 17 do 25 ur mesečno.

In to je samo izdelava nalepk.

Če trgovina ročno prepisuje tudi naročila v računovodski program, se isti podatki praktično obdelujejo trikrat:

Naročilo, račun in poštna nalepka so trije zapisi istega poslovnega dogodka. Če iste podatke vnašate trikrat, imate tudi trikrat možnost, da se pri njih zmotite.

Kako bi moral izgledati avtomatiziran proces

Idealen tok je precej preprost:

1. Kupec odda naročilo v spletni trgovini.
2. Naročilo se prenese v računovodski program in po pravilih nastane račun.
3. Ko je naročilo pripravljeno za odpremo, se njegovi podatki pošljejo dostavni službi.
4. Dostavna služba vrne poštno nalepko in številko za sledenje.
5. Številka za sledenje se zapiše nazaj v spletno trgovino.

Prvi korak tega toka je opisan posebej — kako poteka prenos naročil iz Shopifyja v Minimax oziroma iz WooCommerce v Minimax.

Zaposleni tako ne prepisuje podatkov med sistemi, ampak predvsem preverja izjeme: napačen naslov, manjkajočo telefonsko številko, posebno pošiljko ali naročilo, ki zahteva ročno obravnavo.

To je pomembna razlika.

Cilj avtomatizacije ni odstraniti nadzora, ampak odstraniti rutinsko delo in človeku pokazati samo primere, pri katerih je njegovo posredovanje dejansko potrebno.

Kako je to urejeno v eHeru

eHero pripravlja tudi avtomatizacijo dela, ki pride po obdelavi naročila.

Pri povezavi s Pošto Slovenije se podatki za pošiljko vzamejo neposredno iz naročila, ki je že v eHeru. Imena, naslova, telefonske številke in drugih podatkov zato ni treba ponovno prepisovati v portal dostavne službe.

Cilj je, da trgovec iz istega procesa pripravi naročilo za računovodstvo in nato še za odpremo.

Povezave z GLS in DPD so v pripravi.

Pri tem ni treba menjati spletne trgovine ali računovodskega programa. eHero deluje kot povezava med sistemi, ki jih trgovec že uporablja.

Namesto več ločenih ročnih postopkov lahko tako nastane en tok:

Manj prepisovanja pomeni manj administracije, manj napak in predvsem več časa za delo, ki dejansko zahteva človeka.