5 napak pri ročnem vnosu naročil, ki se pokažejo šele kasneje

Ročni vnos naročil se na prvi pogled zdi preprost. Odprete naročilo, prepišete podatke v računovodski program, preverite znesek in nadaljujete na naslednjega.

Težava je v tem, da se pri ponavljajočem delu hitro pojavijo majhne napake. Ena sama napačno vnesena postavka običajno ni problem. Če pa se ista napaka ponovi pri desetih, petdesetih ali stotih naročilih, se lahko pokaže šele ob usklajevanju podatkov ali zaključku meseca.

Spodaj je pet pogostih primerov, kjer ročni prenos podatkov med spletno trgovino in računovodskim programom povzroči dodatno delo.

1. Napačno preneseni podatki kupca ali naslov

Spletna naročila lahko vsebujejo več različnih podatkov o kupcu.

Kupec ima lahko na primer en naslov za račun in drugega za dostavo. Pri ročnem prepisovanju se lahko zgodi, da se prenese napačen naslov, del podatkov manjka ali pa se podatki iz enega polja pomotoma uporabijo na napačnem mestu.

Posledice so lahko različne:

• napačni podatki na dokumentu,
• težave pri pripravi pošiljke,
• vračanje paketa,
• dodatno preverjanje s kupcem,
• popravljanje dokumentov.

Pri večjem številu naročil takšne napake hitro pomenijo veliko dodatnega časa.

2. Poštnina ali popust se preneseta napačno

Naročilo pogosto ni sestavljeno samo iz izdelkov.

V njem so lahko tudi:

• poštnina,
• popusti,
• kuponi,
• promocije,
• dodatne storitve.

Pri ročnem vnosu se lahko zgodi, da se poštnina pozabi, vnese kot del izdelka ali pa se popust ne upošteva pravilno.

Takrat se lahko skupni znesek v računovodskem programu razlikuje od zneska dejanskega naročila.

To pomeni dodatno preverjanje:

Če se zneski ne ujemajo, je treba ugotoviti, kje je prišlo do razlike.

3. Isto naročilo se vnese dvakrat

To se pogosto zgodi pri ročnem delu, predvsem kadar naročila obdeluje več ljudi ali kadar ni jasno označeno, katera naročila so že bila prenesena.

Nekdo vnese naročilo v računovodski program, kasneje pa ga zaradi nejasnega statusa vnese še enkrat.

Rezultat je lahko:

• podvojen dokument,
• napačen promet v poročilih,
• dodatno usklajevanje,
• potreba po popravku oziroma stornaciji dokumenta.

Problem je še večji, če podvojen vnos ni opažen takoj.

Takšne stvari se pogosto pokažejo šele takrat, ko se številke med trgovino, plačili in računovodstvom ne ujemajo.

4. Napačno izbran ali povezan kupec

Pri naročilih poslovnih kupcev je posebej pomembno, da se podatki pravilno prenesejo in povežejo s pravim partnerjem v računovodskem programu.

Pri ročnem vnosu lahko pride do različnih situacij:

• ustvari se nov kupec, čeprav že obstaja,
• naročilo se poveže z napačnim kupcem,
• podjetje se vnese kot fizična oseba,
• del podatkov podjetja manjka.

To ne pomeni nujno takojšnje težave pri izdaji dokumenta, lahko pa kasneje povzroči zmedo pri evidencah kupcev in dodatno preverjanje.

Pri tujih poslovnih kupcih je še posebej pomembno, da so podatki pravilno zajeti in da se nadaljnja obravnava izvede po pravilih, ki jih ima podjetje določene skupaj z računovodstvom.

5. Napačen status plačila

Naročilo je lahko v spletni trgovini že plačano s kartico, PayPalom ali drugim načinom plačila, v računovodskem programu pa je dokument še vedno označen kot odprt.

Navidezno gre za majhno razliko.

V praksi pa lahko to povzroči precej dodatnega dela pri usklajevanju terjatev.

Ob koncu meseca lahko računovodstvo vidi odprte dokumente, za katere je bilo plačilo v resnici že prejeto.

Takrat je treba primerjati:

• naročila,
• izdane dokumente,
• podatke plačilnih procesorjev,
• bančne prilive.

Pri večjem številu naročil je takšno preverjanje lahko zelo zamudno.

Kadar plačila tečejo prek Stripe, se prav to usklajevanje da odpraviti — postopek je opisan v članku Stripe in Minimax: kako avtomatizirati prenos plačil.

Zakaj so te napake tako pogoste?

Težava ni v tem, da bi bil ročni vnos posebej zahteven.

Ravno obratno.

Gre za ponavljajoče se delo, ki ga ljudje pogosto opravljamo več desetkrat zapored. Pri takšnih opravilih je dovolj že majhen trenutek nepazljivosti.

Če na dan obdelujete dve naročili, morda to nikoli ne postane resen problem.

Če pa obdelujete 50, 100 ali več naročil dnevno, postane vsak dodatni ročni korak potencialna točka napake.

Zato je dobro pogledati, katere podatke sploh še prepisujete ročno.

Kaj lahko avtomatizacija spremeni?

Če sta spletna trgovina in računovodski program povezana, podatkov ni treba ponovno ročno vnašati.

Namesto procesa:

lahko proces izgleda tako:

eHero na ta način poveže spletno trgovino z Minimaxom, Metakocko, e-računi ali Čebelco, odvisno od tega, kateri računovodski program uporabljate.

Podatki o naročilu se prenesejo neposredno iz enega sistema v drugega glede na nastavljeno povezavo.

To lahko vključuje na primer:

• podatke kupca,
• artikle,
• količine,
• cene,
• popuste,
• poštnino,
• status oziroma način plačila.

S tem se zmanjša število mest, kjer lahko pri prepisovanju pride do napake.

Avtomatizacija ne pomeni, da nadzor ni več potreben

Pomembno je tudi, da avtomatizacija ni nadomestilo za pregled.

Dobro nastavljen sistem odstrani predvsem ponavljajoče se administrativno delo.

Še vedno pa je smiselno spremljati:

• neuspele prenose,
• manjkajoče podatke,
• neujemajoče se artikle,
• izjeme pri naročilih,
• vračila in preklice.

Razlika je v tem, da uporabnik ne prepisuje več vsakega naročila, ampak se ukvarja predvsem s primeri, kjer je dejansko potreben njegov poseg. Enako velja pri sinhronizaciji zalog, kjer se prav tako splača vnaprej premisliti, kaj naj sistem počne sam.

Kdaj se ročni vnos začne najbolj poznati?

Ročni proces običajno začne postajati problem, ko:

• število naročil raste,
• prodajate na več kanalih,
• naročila obdeluje več ljudi,
• uporabljate več načinov plačila,
• imate veliko različic izdelkov,
• redno nastajajo vračila, popusti ali spremembe naročil.

Takrat dodatnih deset ali dvajset sekund na posamezno naročilo ni več nepomembnih.

Pomnoženo s stotinami naročil lahko pomeni več ur administracije vsak mesec. Najbolj se to pozna pri Etsy prodaji, kjer je naročil veliko, zneski pa majhni.

Zaključek

Večina napak pri ročnem vnosu ni velika ali dramatična.

Gre za majhne razlike, ki se ponavljajo:

napačen kupec, manjkajoča poštnina, podvojeno naročilo ali napačen status plačila. Kako to odpade v praksi, je opisano pri prenosu naročil iz Shopifyja v Minimax in pri povezavi WooCommerce z Minimaxom.

Problem nastane, ko se te razlike začnejo kopičiti in jih je treba kasneje iskati ter popravljati.

Če podatki že obstajajo v spletni trgovini, jih praviloma ni smiselno ponovno ročno prepisovati v računovodski program.

Z eHero lahko spletno trgovino povežete z računovodskim programom in avtomatizirate prenos naročil, tako da se namesto s prepisovanjem ukvarjate predvsem s pregledom in izjemami.