Kako prenesti naročila iz Shopifyja v Minimax brez ročnega vnosa

Če uporabljate Shopify in Minimax, verjetno dobro poznate postopek: odprete naročilo, preverite podatke kupca, prepišete izdelke, količine, poštnino in plačilo ter nato pripravite dokument v Minimaxu.

Pri nekaj naročilih na mesec to še ni velika težava. Ko pa jih je vsak dan deset, petdeset ali več, postane ročni prenos podatkov eden izmed najbolj zamudnih delov spletne prodaje.

Dobra novica je, da tega ni treba početi ročno.

Naročila iz Shopifyja je mogoče avtomatsko prenesti v Minimax skupaj s podatki o kupcu, artiklih, količinah, cenah, poštnini, popustih in plačilu. Tako podatkov, ki že obstajajo v Shopifyju, ni treba ponovno vnašati v računovodski program.

Poglejmo, kaj mora dobra povezava med Shopifyjem in Minimaxom dejansko prenesti in na kaj morate biti pozorni pri nastavitvi.

Kaj se mora prenesti iz Shopifyja v Minimax?

Shopify naročilo vsebuje precej več informacij kot samo ime kupca in končni znesek.

Da je prenos uporaben tudi za računovodstvo, mora povezava pravilno obdelati celotno naročilo.

Podatki kupca

Prenesti je treba podatke, ki jih je kupec vnesel ob naročilu.

To lahko vključuje:

• ime in priimek,
• naziv podjetja,
• naslov,
• državo,
• kontaktne podatke,
• davčne podatke, če jih kupec posreduje.

Pomembno je tudi pravilno razlikovanje med fizičnimi in poslovnimi kupci.

Kako se posameznega kupca nato računovodsko ali davčno obravnava, je odvisno od nastavitev podjetja in pravil, dogovorjenih z računovodstvom.

Naslov za račun in naslov za dostavo

Naslov za dostavo ni vedno enak naslovu za račun.

Shopify lahko vsebuje oba, zato je pomembno, da se pri prenosu podatkov ne uporablja napačen naslov ali da se eden izmed njiju ne izgubi.

To je posebej pomembno pri poslovnih naročilih in pri naročilih, kjer kupec izdelek pošilja na drug naslov.

Artikli in različice

Vsaka postavka naročila mora vsebovati:

• artikel,
• količino,
• ceno,
• različico izdelka,
• ustrezno SKU oziroma šifro artikla, če jo uporabljate.

SKU številke so pomembne predvsem pri avtomatskem povezovanju Shopify izdelkov z artikli v Minimaxu.

Če se šifre med sistemoma ne ujemajo, je treba najprej urediti mapiranje izdelkov.

Poštnina

Poštnina mora biti pravilno prenesena kot del naročila.

Pri ročnem vnosu se pogosto zgodi, da se pozabi, vnese napačen znesek ali prišteje neposredno k izdelku.

Če se prenos izvaja avtomatsko, mora sistem upoštevati tudi strošek dostave tako, kot je bil zabeležen v Shopify naročilu.

Popusti in kuponi

Shopify omogoča različne vrste popustov:

• kode za popust,
• avtomatske popuste,
• popuste na posamezne izdelke,
• popuste na celotno naročilo,
• brezplačno dostavo.

Če popust pri prenosu ni pravilno upoštevan, se lahko končni znesek v Minimaxu razlikuje od zneska, ki ga je plačal kupec.

Način in status plačila

Pomemben podatek je tudi način plačila.

Naročilo je lahko na primer:

• plačano s kartico,
• plačano prek PayPala,
• plačano po povzetju,
• plačano z bančnim nakazilom,
• še neplačano.

Pri povezavi Shopifyja z Minimaxom je zato pomembno pravilno nastaviti tudi preslikavo načinov plačila.

Pošiljanje računa kupcu

Ko je račun v Minimaxu izdan, ga eHero lahko samodejno pošlje kupcu po e-pošti.

Tako tudi tega koraka ni treba opraviti ročno, kupec pa račun prejme brez čakanja.

Kje pri prenosu najpogosteje nastanejo težave?

Večina težav ni posledica same avtomatizacije, ampak nepravilnih ali nepopolnih nastavitev.

Predvsem pri prvih naročilih je dobro preveriti nekaj ključnih stvari.

1. Izdelek v Shopifyju ni pravilno povezan z artiklom v Minimaxu

Če sistem ne more ugotoviti, da gre za isti artikel, mora biti določeno, kako naj se takšno naročilo obravnava.

Pri trgovinah z več sto izdelki je zato urejen SKU sistem zelo pomemben.

2. Način plačila ni pravilno preslikan

Shopify lahko uporablja več različnih plačilnih metod, Minimax pa mora vedeti, kako naj posamezen način plačila obravnava.

Če preslikava ni pravilno nastavljena, se lahko zgodi, da je naročilo v Shopifyju že plačano, dokument v Minimaxu pa se obravnava drugače, kot pričakujete.

Zato je priporočljivo pred začetkom preveriti vse načine plačila, ki jih uporabljate v trgovini.

3. Manjkajo ali se ne ujemajo podatki kupca

Kupci podatkov ne vnesejo vedno na enak način.

Nekdo lahko ime podjetja vpiše v polje za ime, drug v posebno polje podjetja, tretji pa določenih podatkov sploh ne vnese.

Zato mora biti pri avtomatizaciji jasno določeno, kako naj se posamezna polja Shopify naročila prenesejo v Minimax.

4. Poštnina ali popusti niso pravilno nastavljeni

Če imate več načinov dostave, popustov ali posebnih promocij, je priporočljivo preveriti tudi te scenarije.

Naročilo brez popusta lahko deluje popolnoma pravilno, težava pa se pokaže šele pri naročilu z brezplačno dostavo ali več vrstami popustov.

Prvih nekaj naročil vedno preverite

Tudi pri dobro nastavljeni avtomatizaciji priporočamo, da prvih nekaj prenesenih naročil primerjate med Shopifyjem in Minimaxom.

Preverite predvsem:

• kupca,
• naslov,
• artikle,
• količine,
• cene,
• poštnino,
• popuste,
• način plačila,
• končni znesek,
• številčenje dokumentov.

Če je nastavitev napačna, jo je veliko lažje popraviti po petih naročilih kot po petsto.

Ko preverite različne vrste naročil in vidite, da se podatki prenašajo pravilno, lahko proces pustite delovati avtomatsko in spremljate predvsem izjeme.

Kaj avtomatizacija dejansko spremeni?

Brez povezave je proces približno tak:

Pri avtomatskem prenosu pa:

Podatki se prenesejo med sistemoma brez ponovnega ročnega vnosa.

To ne pomeni, da uporabnik nikoli več ne pogleda naročila.

Pomeni pa, da se ukvarja predvsem z izjemami, namesto da bi vsak dan prepisoval podatke pri vsakem običajnem naročilu. Po istem načelu deluje tudi avtomatizacija poštnih nalepk.

Koliko časa lahko prihranite?

Prihranek je odvisen od tega, kako kompleksen je vaš trenutni proces.

Če za ročni prenos enega naročila potrebujete približno tri minute, je pri 200 naročilih to že okoli deset ur dela na mesec.

Če postopek traja štiri minute, je to več kot 13 ur.

Pri 500 naročilih lahko govorimo že o več deset urah ponavljajočega se administrativnega dela.

Avtomatizacija zato ni zanimiva samo zaradi hitrosti posameznega prenosa.

Večja prednost je, da istega podatka ni treba večkrat vnašati v različne sisteme.

Podatek o kupcu že obstaja v Shopifyju.

Artikel že obstaja v Shopifyju.

Cena, količina, popust in poštnina prav tako.

Naloga integracije je, da te podatke pravilno prenese naprej.

Kaj pa vračila in preklicana naročila?

Proces spletnega naročila se ne konča vedno z uspešno prodajo.

Kupec lahko naročilo kasneje:

• prekliče,
• v celoti vrne,
• delno vrne,
• zahteva delno vračilo denarja.

Če je bil dokument že ustvarjen v računovodskem programu, je treba spremembo ustrezno obravnavati tudi tam.

Zato je pri povezovanju Shopifyja z računovodstvom pomembno gledati celoten življenjski cikel naročila:

in ne samo prvega prenosa.

Kako eHero obravnava vračila in preklice

eHero vračila in preklice na Shopify naročilih zazna sam.

Ko je vračilo zaznano, se dobropis v Minimaxu pripravi na enega od dveh načinov, odvisno od nastavitve:

• ročno — vračilo se pojavi v pregledu dobropisov, dokument pa ustvarite s klikom, ko ga preverite,
• samodejno — dobropis se pripravi brez vašega posega.

Dobropis nastane kot osnutek v Minimaxu in ne kot izdan dokument, zato ga pred zaključkom še vedno pregledate in potrdite.

Pri delnem vračilu se osnutek najprej pripravi v celotni vrednosti naročila, nato pa ga eHero skrči na tisto, kar je bilo dejansko vrnjeno — obdrži samo vrnjene postavke v vrnjenih količinah in preveri, ali se znesek v Minimaxu ujema z zneskom vračila.

Zaznavanje vračil deluje za Shopify naročila, priprava dobropisa pa za Minimax. Za druge prodajne kanale in računovodske programe ta korak zaenkrat ni na voljo.

Kako povezati Shopify z Minimaxom?

eHero poveže Shopify trgovino z Minimaxom in avtomatizira prenos naročil med sistemoma.

Postopek je sestavljen iz nekaj osnovnih korakov:

1. ustvarite eHero račun,
2. povežete svojo Shopify trgovino,
3. povežete Minimax,
4. nastavite pravila prenosa,
5. uredite povezovanje artiklov in načinov plačila,
6. preverite prva prenesena naročila.

Ko je povezava nastavljena in preverjena, lahko nova Shopify naročila eHero avtomatsko prenese v Minimax glede na vaše nastavitve.

Tako vam ni treba vsak dan odpirati Shopifyja in ponovno vnašati istih podatkov v računovodski program. Če prodajate na WooCommerce, je postopek podoben — opisan je v članku o tem, kako povezati WooCommerce z Minimaxom.

Če namesto Minimaxa uporabljate Metakocko, je postopek podoben — opisan je v članku o povezavi Shopifyja z Metakocko.

Če namesto Minimaxa uporabljate Čebelco, je postopek podoben — opisan je v članku o povezavi Shopifyja s Čebelco.

Zaključek

Če imate le nekaj Shopify naročil na mesec, ročni prenos morda še ni večja težava.

Ko število naročil začne rasti, pa je ročno prepisovanje eden prvih procesov, ki ga je smiselno avtomatizirati.

Dobra povezava med Shopifyjem in Minimaxom ne prenese samo zneska naročila.

Upoštevati mora kupca, artikle, količine, poštnino, popuste, načine plačila in druge podatke, ki sestavljajo naročilo.

Ko je povezava pravilno nastavljena, se lahko namesto z vsakodnevnim prepisovanjem ukvarjate predvsem z naročili, pri katerih je dejansko potreben vaš poseg.

Z eHero lahko Shopify povežete z Minimaxom in avtomatizirate prenos naročil v računovodstvo.