Kako povezati WooCommerce z Minimaxom in avtomatizirati prenos naročil

WooCommerce se od zaprtih platform razlikuje v eni pomembni stvari: ni storitev, ki jo najamete, ampak vtičnik, ki teče na vašem WordPressu.

To je hkrati prednost in vir težav. Prednost, ker imate popoln nadzor nad podatki in nastavitvami. Vir težav, ker na isto namestitev vpliva še vse ostalo: druge vtičniki, predpomnilnik, varnostne nastavitve in posodobitve.

Pri povezavi z računovodskim programom se to pozna. Prenos naročil ne odpove zato, ker bi bila avtomatizacija slaba, ampak zato, ker se je na WordPressu spremenilo nekaj drugega.

Spodaj je pregled, kako povezava dejansko deluje, kaj se prenese in katere tri stvari je vredno preveriti, preden se zanesete nanjo.

Kako se WooCommerce poveže z Minimaxom

eHero WooCommerce trgovino poveže z Minimaxom. Povezava stoji na dveh delih, ki ju je dobro razumeti ločeno.

1. API ključa za branje podatkov

V WooCommerce nastavitvah ustvarite par ključev — Consumer Key in Consumer Secret. Z njima eHero bere naročila, kupce in izdelke iz vaše trgovine.

Ključa sta vezana na uporabnika v WordPressu in imata svoje pravice. Če se uporabnik izbriše ali se ključema odvzamejo pravice, povezava preneha delovati, čeprav se v trgovini navidezno ni nič spremenilo.

2. Webhooki za obveščanje o naročilih

Ključa sama povedo le, kako podatke prebrati. Da eHero za novo naročilo sploh izve, WooCommerce ob dogodku pošlje obvestilo — webhook.

Uporabljata se dva dogodka:

• ustvarjeno naročilo,
• spremenjeno naročilo.

Prvi poskrbi za prenos novega naročila, drugi za spremembe, na primer ko naročilo preide iz čakanja na plačilo v obdelavo.

Kaj se prenese v Minimax

Iz naročila se prevzamejo podatki, ki jih dokument potrebuje:

• podatki kupca, ločeno za fizične osebe in podjetja,
• naslov za račun in naslov za dostavo,
• artikli s količinami in cenami,
• različice izdelkov,
• poštnina,
• popusti in kode za popust,
• način in status plačila.

Kako se posamezno naročilo nato davčno obravnava, je odvisno od nastavitev vašega podjetja in pravil, dogovorjenih z računovodstvom.

Različice izdelkov in SKU so najpogostejši vir težav

Če bi izpostavili eno stvar, ki odloči, ali bo povezava delovala zanesljivo ali bo zahtevala stalno pozornost, so to šifre artiklov.

WooCommerce pozna tri vrste izdelkov:

• enostaven izdelek brez različic,
• izdelek z različicami, ki je nadrejeni zapis,
• posamezno različico, ki je dejansko tisto, kar kupec kupi.

Kupec vedno kupi različico, ne nadrejenega izdelka. Če se pri povezovanju različica pomotoma poveže z nadrejenim zapisom, se zaloga zmanjša na napačnem zapisu — na izdelku namesto na velikosti ali barvi, ki je bila prodana.

Zato je pred zanašanjem na avtomatizacijo smiselno preveriti:

• ali imajo vse različice izpolnjeno SKU šifro,
• ali so šifre enolične in se ne ponavljajo,
• ali se šifre v WooCommerce ujemajo s šiframi v Minimaxu,
• ali kateri izdelek nima šifre sploh.

Predračun namesto računa

Pri nekaterih načinih plačila dokument ob oddaji naročila še ne sme biti račun.

Tipičen primer je plačilo po predračunu: kupec odda naročilo, vi mu izdate predračun, blago pa odpremite šele, ko je nakazilo prispelo.

eHero za WooCommerce podpira tudi to pot — glede na izbrani način plačila lahko v Minimaxu namesto računa nastane predračun.

To ni podrobnost. Če sistem tega ne loči, dobite izdane račune za naročila, ki še niso plačana, in s tem odprte terjatve, ki jih v resnici ni.

Zakaj webhooki tiho odpovejo

Najbolj neprijetna napaka pri WooCommerce ni napačno prenesen podatek, ampak naročilo, ki se sploh ne prenese.

Webhook je nastavitev znotraj vašega WordPressa. WooCommerce ga lahko sam onemogoči, če se pošiljanje večkrat zapored ne posreči — na primer med izpadom strežnika ali vzdrževalnim načinom.

Poleg tega ga lahko odstrani ali blokira še marsikaj drugega:

• posodobitev WooCommerce ali WordPressa,
• varnostni vtičnik, ki zavrne zunanje zahteve,
• vtičnik za predpomnilnik ali požarni zid,
• sprememba naslova strani ali potrdila,
• ročno brisanje v nastavitvah.

Težava je v tem, da se to ne javi. Trgovina deluje, naročila prihajajo, v računovodstvu pa jih preprosto ni.

Če naročila nehajo prihajati, je stanje webhookov mogoče preveriti: ali sta oba dogodka na trgovini še vedno prisotna in dejavna. Onemogočenega je mogoče znova vključiti, manjkajočega pa ustvariti na novo.

Kaj preveriti pri prvih naročilih

Enako kot pri vsaki povezavi: prvih nekaj naročil primerjajte ročno, dokler ne vidite, da se podatki ujemajo.

Preverite predvsem:

• kupca in ločevanje med fizično osebo in podjetjem,
• naslov za račun in naslov za dostavo,
• artikle in pravilno različico,
• količine in cene,
• poštnino,
• popuste,
• način in status plačila,
• ali je nastal račun ali predračun,
• končni znesek,
• številčenje dokumentov.

Posebej preverite naročilo z različico izdelka in naročilo s popustom. Enostavno naročilo lahko deluje popolnoma pravilno, medtem ko se težava skriva ravno pri teh dveh.

Koliko dela to odvzame

Ročni vnos enega naročila v računovodski program vzame približno tri do štiri minute, če ni iskanja po e-pošti in preverjanja zneskov.

Pri 200 naročilih na mesec je to med deset in trinajst urami.

Pri 500 naročilih govorimo o več deset urah ponavljajočega se dela.

Avtomatizacija tega ne odpravi v celoti — pregled ostane. Odpravi pa ročno prepisovanje naročil, ki je pri vsakem naročilu enako in prav zato najbolj izpostavljeno napakam.

Podatki o kupcu, artiklih, cenah in poštnini v WooCommerce že obstajajo. Naloga povezave je samo, da jih pravilno prenese naprej.

Kako začeti

Postopek je sestavljen iz nekaj korakov:

1. ustvarite eHero račun,
2. v WooCommerce ustvarite par API ključev,
3. povežete trgovino v eHeru,
4. povežete Minimax,
5. uredite SKU šifre izdelkov in različic,
6. nastavite pravila prenosa in obravnavo načinov plačila,
7. preverite prva prenesena naročila.

Peti korak je tisti, ki ga je najlažje preskočiti in ga je kasneje najdražje popravljati. Če šifre niso urejene, vse ostalo deluje le navidezno.

Zaključek

Povezava WooCommerce z Minimaxom ni zahtevna, je pa občutljiva na okolje, v katerem WooCommerce teče. Pri Shopifyju je ta del enostavnejši, ker gostovanja ne upravljate sami.

Če imate urejene tri stvari, bo delovala zanesljivo:

• veljavna API ključa z ustreznimi pravicami,
• dejavna webhooka za nova in spremenjena naročila,
• enolične SKU šifre na izdelkih in različicah.

Ko je to postavljeno, se naročila prenašajo sama, vi pa se ukvarjate z izjemami namesto z vsakodnevnim prepisovanjem.