Sinhronizacija zalog: kdaj se splača in kdaj je več škode kot koristi

Samodejna sinhronizacija zalog med spletno trgovino in računovodskim programom je lahko zelo uporabna. Še posebej takrat, ko isti izdelek prodajate na več kanalih in želite zmanjšati možnost, da bi prodali nekaj, česar dejansko nimate več na zalogi.

Vendar sinhronizacija sama po sebi ne popravi neurejenih zalog.

Če so podatki v izhodiščnem sistemu napačni, bo avtomatizacija te napačne podatke samo hitreje prenesla naprej.

Zato je pred vklopom sinhronizacije dobro najprej preveriti, ali imate jasno določeno, kje se zaloga dejansko vodi in ali so količine v tem sistemu pravilne.

Kdaj se sinhronizacija zalog splača

Največ koristi ima pri trgovinah, kjer se isti izdelki prodajajo na več mestih hkrati.

Recimo, da imate isti artikel objavljen v lastni spletni trgovini in na Etsyju.

Na zalogi imate samo še en kos.

Če oba prodajna kanala kažeta zalogo neodvisno drug od drugega, lahko en kupec izdelek kupi v spletni trgovini, nekaj minut kasneje pa ga kupi še drug kupec na Etsyju.

Takrat imate dve naročili in samo en izdelek.

To pomeni odpoved naročila, dodatno komunikacijo s kupcem in pogosto tudi slabo uporabniško izkušnjo.

Sinhronizacija zalog je zato posebej smiselna, kadar:

• prodajate iste izdelke na več prodajnih kanalih,
• imate omejene količine,
• prodajate unikatne ali težko nadomestljive izdelke,
• je pomembno, da je prikazana zaloga čim bližje dejanskemu stanju,
• imate zaloge že urejene v enem centralnem sistemu.

V takšnem primeru je cilj preprost: zalogo vodite na enem mestu, ostali sistemi pa se temu stanju prilagajajo.

Najprej določite glavni vir zaloge

Preden karkoli avtomatizirate, morate vedeti, kateri sistem je glavni.

Pri nekaterih trgovinah je to računovodski oziroma poslovni program.

Pri drugih je to skladiščni sistem ali spletna trgovina.

Najslabši scenarij je, ko dva sistema hkrati poskušata odločati, koliko zaloge je pravilno.

Če na primer spletna trgovina spremeni količino, računovodski program pa nekaj trenutkov kasneje nazaj pošlje svojo staro količino, lahko hitro pride do konfliktov.

Zato je dobro določiti eno jasno pravilo:

Kateri sistem predstavlja dejansko stanje zaloge?

Ko imate odgovor na to vprašanje, je sinhronizacija precej lažja in bolj predvidljiva.

Kdaj je bolje s sinhronizacijo še počakati

Avtomatizacija ni vedno prvi korak.

Če zaloge trenutno niso urejene, je pogosto bolje najprej urediti podatke in šele nato vklopiti avtomatsko sinhronizacijo.

Zaloge v glavnem sistemu niso pravilne

Če imate v računovodskem programu zapisano, da je na voljo 15 kosov, v skladišču pa jih imate dejansko samo 5, vam sinhronizacija ne bo pomagala.

Nasprotno.

Napačno količino bo prenesla tudi v spletno trgovino.

Kupci bodo tako videli, da je izdelek na voljo, čeprav ga v resnici ni.

Avtomatizacija je zato koristna šele takrat, ko lahko zaupate podatkom, ki jih avtomatizirate.

Zaloge dejansko ne vodite sami

Pri nekaterih poslovnih modelih lastna zaloga sploh ni glavni podatek.

Primer je dropshipping ali print on demand, kjer izdelek izdela oziroma pošlje zunanji dobavitelj.

V takšnem primeru vaša interna zaloga morda sploh ne predstavlja dejanske razpoložljivosti izdelka.

Če dobavitelj zaloge ne posreduje ali se ta hitro spreminja, klasična sinhronizacija med računovodstvom in trgovino ne bo nujno rešila problema.

Najprej je treba določiti, kateri podatek o razpoložljivosti je sploh relevanten.

Izdelki med sistemi niso pravilno povezani

To je eden najpogostejših razlogov za težave.

Spletna trgovina lahko pozna izdelek pod eno šifro, računovodski program pa pod drugo.

Če sistema ne vesta, da gre za isti artikel, ne moreta pravilno usklajevati zaloge.

Šifre artiklov oziroma SKU morajo biti urejene

SKU je ena najpomembnejših stvari pri avtomatizaciji zalog.

Pri večjem številu izdelkov lahko že majhne razlike povzročijo veliko težav.

Pogosti primeri so:

• presledki v šifrah,
• vezaji,
• različne velike in male črke,
• drugačna šifra za različico izdelka,
• podvojene SKU številke,
• prazne SKU številke.

Pred vklopom sinhronizacije je zato dobro pregledati, ali imajo izdelki in njihove različice pravilne ter enolične šifre.

To je veliko lažje urediti pred avtomatizacijo kot kasneje iskati razlog, zakaj se je zaloga napačnega izdelka spremenila.

Posebej pazite na različice izdelkov

Veliko težav z zalogo se ne zgodi na nivoju izdelka, ampak na nivoju različic.

Recimo, da prodajate majico v treh velikostih:

• S — 5 kosov
• M — 2 kosa
• L — 0 kosov

To niso tri različne zaloge enega izdelka, ampak tri zaloge treh različic.

Vsaka različica mora biti pravilno povezana s svojim artiklom oziroma SKU. Pri Etsy prodaji je to še bolj očitno, ker se različice pogosto še personalizirajo.

Če je povezovanje narejeno napačno, se lahko zgodi, da prodaja velikosti M zmanjša zalogo velikosti S.

Pri enostavnih izdelkih tega problema ni veliko, pri trgovinah z več sto različicami pa je pravilno mapiranje zelo pomembno.

Kaj pomeni sinhronizacija "v realnem času"

Izraz real-time se uporablja zelo pogosto, vendar je dobro imeti realna pričakovanja.

Pri povezovanju različnih platform običajno obstaja vsaj majhen zamik.

Naročilo se najprej ustvari v spletni trgovini, nato ga mora zaznati integracija, sprememba se obdela in nova količina se pošlje naprej.

V praksi to pomeni, da sistem ni nujno popolnoma sočasen do sekunde natančno.

Za večino trgovin nekaj minut razlike ni problem.

Če imate na zalogi 50 kosov izdelka in se prodajo nekajkrat dnevno, tak zamik praktično ne predstavlja tveganja.

Bolj občutljiva situacija je pri izdelkih, kjer:

• je na voljo samo en kos,
• se prodajajo zelo hitro,
• več kanalov istočasno prejema veliko naročil.

V takšnih primerih je treba poleg same sinhronizacije razmišljati tudi o tem, kdaj se zaloga rezervira.

Zmanjšanje zaloge in rezervacija zaloge nista ista stvar

Pomembna je tudi razlika med tem, da sistem zmanjša zalogo, in tem, da izdelek rezervira.

Predstavljajte si, da ima kupec zadnji kos izdelka v košarici, vendar naročila še ni zaključil.

Ali je ta kos še vedno na voljo drugemu kupcu?

Odgovor je odvisen od pravil spletne trgovine.

Nekateri sistemi zalogo zmanjšajo šele ob uspešno oddanem naročilu. Drugi jo lahko v določenih primerih začasno rezervirajo.

To je pomembno predvsem pri izdelkih z zelo omejeno količino.

Sinhronizacija med sistemi lahko hitro prenese novo stanje, ne more pa sama po sebi rešiti vseh pravil glede rezervacije izdelka pred zaključkom nakupa.

Pred vklopom sinhronizacije naredite test

Če imate večje število izdelkov, ni najboljša ideja vklopiti sinhronizacijo za celoten katalog in samo upati, da bo vse pravilno.

Bolje je začeti z manjšim testom.

Izberite nekaj izdelkov in preverite:

1. ali se pravilno povežejo,
2. ali se prenaša prava količina,
3. ali prodaja zmanjša zalogo prave različice,
4. ali se sprememba pravilno pokaže v drugem sistemu,
5. kaj se zgodi pri preklicu ali spremembi naročila.

Ko je proces preverjen, lahko sinhronizacijo razširite na več izdelkov.

Kdaj je sinhronizacija zalog največ vredna

Največjo razliko običajno naredi pri podjetjih, ki imajo kombinacijo:

Recimo:

Če vsi trije kanali prodajajo iz iste zaloge, je zelo pomembno, da ne prikazujejo vsak svoje količine.

Namesto tega je precej bolj smiselno:

S tem zmanjšate potrebo po ročnem popravljanju zalog in možnost, da prodate izdelek, ki ga ni več.

Kdaj sinhronizacije morda sploh ne potrebujete

Po drugi strani avtomatizacije ni treba uvajati samo zato, ker možnost obstaja.

Če imate:

• en sam prodajni kanal,
• zelo malo naročil,
• izdelke brez omejene zaloge,
• izdelavo po naročilu,

je lahko upravljanje zalog že brez dodatne sinhronizacije dovolj enostavno.

Dobra avtomatizacija rešuje konkreten problem.

Če problema nimate, lahko dodatna kompleksnost prinese več dela kot koristi.

Zaključek

Sinhronizacija zalog je zelo uporabna funkcija, vendar najbolje deluje takrat, ko je postavljena na urejenih podatkih.

Pred vklopom preverite predvsem tri stvari:

• kateri sistem je glavni vir zaloge,
• ali so količine v njem pravilne,
• ali so izdelki in SKU številke med sistemi pravilno povezani.

Ko je to urejeno, lahko avtomatska sinhronizacija precej zmanjša ročno delo in možnost preprodaje izdelkov.

Če pa podatki niso urejeni, bo avtomatizacija napačno stanje samo hitreje prenesla iz enega sistema v drugega.

Zato je pri zalogah pogosto najboljši vrstni red: