Če prodajate izdelke prek Etsyja, se prej ali slej pojavi vprašanje: kako pravilno prenesti Etsy naročila v računovodstvo in izdati račune brez ročnega prepisovanja podatkov?
Pri nekaj naročilih mesečno lahko podatke še vnašate ročno. Ko pa se prodaja poveča na nekaj deset ali nekaj sto naročil, postane ročno ustvarjanje dokumentov zamudno in poveča možnost napak.
V tem vodiču bomo pogledali, katere podatke dobite iz Etsy naročila, kako jih lahko prenesete v računovodski program in kako lahko ta proces avtomatizirate z eHero.
Ali Etsy že izda račun namesto prodajalca?
Etsy kupcu po opravljenem nakupu prikaže podatke o naročilu in mu pošlje potrdilo o nakupu.
Vendar Etsyjevo potrdilo o naročilu ni nujno enako računu, ki ga mora prodajalec izdati oziroma evidentirati v skladu s pravili, ki veljajo za njegovo poslovanje.
Pomembno je ločiti med:
- Etsy naročilom oziroma potrdilom o nakupu,
- računom za prodajo kupcu,
- Etsyjevimi računi za provizije in druge storitve.
To so različni dokumenti in imajo različen namen.
Davčna obravnava posamezne prodaje je lahko odvisna od DDV statusa podjetja, države kupca, vrste izdelka in drugih dejavnikov, zato je za konkretne davčne primere priporočljivo preveriti pravila z računovodjo.
Katere podatke vsebuje Etsy naročilo?
Ko kupec odda naročilo, Etsy že vsebuje večino podatkov, ki jih potrebujete za nadaljnjo računovodsko obdelavo.
Med drugim:
- številko naročila,
- podatke o kupcu,
- naslov kupca,
- državo kupca,
- naročene izdelke,
- količine,
- cene,
- popuste,
- stroške dostave,
- valuto,
- skupni znesek naročila,
- podatke o plačilu.
Če te podatke v računovodski program prenašate ročno, morate praktično iste informacije ponovno vnašati v drug sistem.
Pri večjem številu naročil to hitro postane nepotrebno administrativno delo.
Ročno izdajanje računov za Etsy naročila
Najpreprostejši način je ročni prenos podatkov.
Pri vsakem novem Etsy naročilu odprete naročilo in podatke vnesete v svoj računovodski program. Prav tu nastane večina težav — pet napak pri ročnem vnosu se pokaže šele mesece kasneje.
Proces lahko izgleda približno tako:
Pri nekaj naročilih mesečno tak način morda še ni problem.
Ko pa trgovina začne rasti, se količina ročnega dela hitro poveča.
Kaj se zgodi pri 50, 100 ali 500 Etsy naročilih mesečno?
Če za obdelavo posameznega naročila porabite samo tri minute — od odpiranja naročila na Etsyju do izdanega dokumenta v računovodskem programu — to pomeni približno:
- 50 naročil = 2 uri in 30 minut,
- 100 naročil = 5 ur,
- 500 naročil = 25 ur, torej več kot tri delovne dneve.
In to samo za prepisovanje podatkov.
Poleg porabljenega časa se poveča tudi možnost napak, kot so:
- napačno prepisani podatki kupca,
- napačen znesek,
- izpuščena poštnina,
- pozabljen popust,
- napačen artikel,
- podvojeno naročilo,
- izpuščeno naročilo.
Zato se pri večjem številu naročil običajno splača avtomatizirati povezavo med Etsyjem in računovodskim programom.
Preverite, koliko tega časa lahko odpade pri vaših Etsy naročilih.
Preizkusite brezplačnoKako povezati Etsy z računovodskim programom?
Z eHero lahko Etsy povežete z enim izmed podprtih računovodskih programov.
Proces poteka tako:
Ko v Etsy trgovini prejmete novo naročilo, eHero prevzame podatke naročila in jih glede na vaše nastavitve prenese v izbrani računovodski program.
Tako vam ni treba vsakega naročila ročno odpirati in prepisovati.
Katere računovodske programe lahko povežete z Etsyjem?
eHero trenutno omogoča povezavo Etsyja z naslednjimi računovodskimi programi:
Način obdelave dokumentov in posamezne možnosti so lahko odvisne od izbranega računovodskega programa in vaših nastavitev.
Osnovni princip pa ostaja enak:
Etsy naročilo se avtomatsko prenese v računovodski sistem brez ročnega prepisovanja podatkov.
Katere podatke lahko eHero prenese iz Etsyja?
Pri Etsy naročilih se lahko prenesejo ključni podatki, potrebni za nadaljnjo obdelavo naročila.
Med drugim:
- podatki o naročilu,
- podatki o kupcu,
- artikli,
- količine,
- cene,
- poštnina,
- popusti,
- skupni zneski naročila.
Način, kako se ti podatki nato uporabijo za izdajo dokumenta, je odvisen od izbranega računovodskega programa in nastavitev uporabnika.
Primer: Etsy + Minimax
Minimax je ena najpogosteje uporabljenih eHero integracij, zato poglejmo praktičen primer.
Recimo, da prodajate personalizirane izdelke prek Etsyja in za računovodstvo uporabljate Minimax.
Brez avtomatizacije morate pri vsakem novem naročilu:
- odpreti Etsy,
- poiskati naročilo,
- preveriti podatke kupca,
- vnesti ali poiskati kupca v Minimaxu,
- vnesti naročene artikle,
- vnesti količine,
- vnesti cene,
- dodati poštnino,
- upoštevati popuste,
- preveriti končni znesek,
- pripraviti ustrezen dokument.
Če Etsy povežete z Minimaxom prek eHero, se podatki naročila prenesejo avtomatsko glede na vaše nastavitve.
Proces tako postane:
Namesto ročnega prepisovanja se lahko osredotočite predvsem na preverjanje naročil in obravnavo izjem.
Če vas zanima podroben postopek povezave Etsyja z Minimaxom — kaj vse se prenese, kaj morate nastaviti pred prvo sinhronizacijo in kaj se zgodi z izdelki brez SKU-ja — smo ga opisali v ločenem članku.
Etsy + Metakocka
Če uporabljate Metakocko, lahko Etsy prav tako povežete prek eHero.
Naročila iz Etsyja se prenesejo v Metakocko skupaj s ključnimi podatki o kupcu, artiklih, količinah, cenah, poštnini in popustih.
Tako lahko tudi uporabniki Metakocke zmanjšajo količino ročnega dela pri obdelavi Etsy naročil.
Etsy + e-računi
eHero omogoča tudi povezavo Etsy trgovine z e-računi.
Namesto ročnega prenosa vsakega posameznega naročila lahko eHero podatke avtomatsko prenese v računovodski program glede na nastavljeno konfiguracijo.
Etsy + Čebelca
Če za izdajo računov uporabljate Čebelco, lahko Etsy povežete tudi s tem sistemom.
Osnovni princip je enak:
eHero prevzame podatke naročila in jih prenese v računovodski program, kjer se nato nadalje obdelajo glede na vaše nastavitve.
Kaj pa izdelki in SKU številke?
Pri avtomatizaciji je pomembno tudi pravilno povezovanje izdelkov.
Če isti izdelek obstaja na Etsyju in v računovodskem programu, lahko SKU oziroma šifra artikla pomaga sistemu določiti, kateri Etsy izdelek pripada kateremu artiklu v računovodstvu.
To je posebej pomembno pri trgovinah z večjim številom:
- izdelkov,
- različic,
- velikosti,
- barv,
- personalizacij.
Dobro urejene SKU številke lahko močno poenostavijo avtomatizacijo — enako velja za urejene šifre artiklov pri sinhronizaciji zalog.
Kaj pa poštnina in popusti?
Etsy naročilo običajno ni sestavljeno samo iz cene izdelka.
V naročilu so lahko tudi:
- stroški dostave,
- kuponi,
- promocijski popusti,
- akcijske cene,
- različne prilagoditve zneska.
Pri avtomatskem prenosu zato ni dovolj, da sistem prenese samo artikel.
Pomembno je, da se pravilno prenese celotna struktura naročila.
eHero pri prenosu upošteva tudi podatke, kot so poštnina in popusti, glede na možnosti in nastavitve posamezne integracije.
Kaj pa preklicana naročila in vračila?
Pri spletni prodaji se občasno zgodi, da kupec:
- prekliče naročilo,
- zahteva celotno vračilo,
- zahteva delno vračilo,
- vrne samo del naročila.
Če je bil za prvotno prodajo že izdan dokument, spremembe ni dovolj urediti samo na Etsyju.
Ustrezno jo je treba evidentirati tudi v računovodstvu.
Zato je pri avtomatizaciji pomembno razmišljati o celotnem življenjskem ciklu naročila:
in ne samo o prvem prenosu naročila.
Kaj pa DDV pri Etsy prodaji?
DDV pri Etsy prodaji je lahko odvisen od več dejavnikov:
- ali je podjetje identificirano za DDV,
- države kupca,
- vrste izdelka,
- države, iz katere je blago poslano,
- vrednosti transakcije,
- načina prodaje,
- tega, ali Etsy pri posamezni transakciji pobira določene davke.
Zato ni enega pravila, ki bi veljalo za vse Etsy prodajalce.
Pomembno je tudi ločiti:
- DDV na prodaji kupcu,
- DDV oziroma davčno obravnavo Etsy provizij,
- morebitne obveznosti pri prodaji v druge države.
Priporočljivo je, da način davčne obravnave najprej določite skupaj z računovodjo.
Ko so pravila določena, pa lahko eHero avtomatizira tehnični del prenosa podatkov med Etsyjem in računovodskim programom.
Zakaj avtomatizirati Etsy računovodstvo?
Največja prednost avtomatizacije ni samo hitrejše izdajanje računov.
Glavna prednost je, da istih podatkov ne vnašate večkrat.
Podatki že obstajajo v Etsyju:
- kupec,
- izdelki,
- količine,
- cene,
- poštnina,
- popusti,
- skupni znesek.
Zato jih ni smiselno vsak dan ponovno ročno prepisovati v drug sistem. Isto velja za pošiljanje — tudi izdelavo poštnih nalepk je mogoče avtomatizirati.
Avtomatizacija vam lahko pomaga:
- zmanjšati količino administrativnega dela,
- zmanjšati možnost napak,
- hitreje obdelovati večje število naročil,
- imeti bolj urejen proces,
- lažje povečati obseg prodaje,
- zmanjšati odvisnost od ročnega dela.
Etsy + eHero + računovodstvo
eHero deluje kot povezava med vašo Etsy trgovino in računovodskim programom.
Namesto:
dobite:
Podprte so povezave z:
Minimax je ena glavnih in najpogosteje uporabljenih integracij, vendar eHero ni omejen samo nanj.
Če kasneje uporabljate drug podprt računovodski program, lahko Etsy povežete tudi z njim.
Kako začeti?
Če Etsy naročila trenutno še prepisujete ročno, najprej preverite, koliko časa dejansko porabite za obdelavo posameznega naročila.
Pri nekaj naročilih mesečno razlika morda ni velika.
Ko pa trgovina raste, lahko že nekaj minut ročnega dela na naročilo pomeni več ur administracije vsak mesec.
Z eHero lahko Etsy povežete z Minimaxom, Metakocko, e-računi ali Čebelco in avtomatizirate prenos naročil v računovodstvo.
Povežite Etsy z računovodskim programom in zmanjšajte ročno prepisovanje naročil.
Preizkusite eHero brezplačno