Etsy in Minimax: kako avtomatizirati prenos naročil

Če prodajate na Etsyju in račune izdajate v Minimaxu, verjetno poznate postopek: odprete naročilo na Etsyju, prepišete podatke kupca, izdelke, zneske in poštnino ter nato ustvarite račun v Minimaxu.

Pri nekaj naročilih na mesec to še gre. Ko jih je več, pa ročni vnos hitro postane nepotrebno opravilo in tudi dodaten vir napak.

Z eHero lahko Etsy povežete z Minimaxom in naročila prenašate avtomatsko.

Kaj se prenese iz Etsyja v Minimax?

Ko je Etsy trgovina povezana z eHero in Minimaxom, eHero prebere podatke naročila in v Minimaxu ustvari izdani račun.

Pri naročilu se prenesejo podatki, kot so:

• podatki kupca,
• naslov kupca,
• naročeni izdelki,
• količine,
• cene,
• poštnina,
• skupni znesek naročila.

Namesto da vsako Etsy naročilo ročno prepisujete v Minimax, se podatki prenesejo avtomatsko.

Zajamejo se plačana naročila — dokler naročilo na Etsyju ni plačano, v računovodstvo ne gre.

Zakaj je povezava Etsyja in Minimaxa uporabna?

Največja prednost ni samo prihranek nekaj klikov.

Pri ročnem vnosu se hitro zgodi, da:

• napačno prepišete znesek,
• izpustite poštnino,
• izberete napačen artikel,
• napačno vnesete podatke kupca,
• pozabite prenesti katero od naročil.

Če imate desetine ali več Etsy naročil na mesec, se takšne napake in porabljen čas hitro začnejo seštevati. Podrobneje smo jih razdelali v članku o napakah pri ročnem vnosu naročil.

Avtomatizacija omogoča, da podatki iz naročila ostanejo enaki od Etsyja do Minimaxa.

Kako povezava deluje?

Postopek je sestavljen iz treh delov.

1. Povežete Etsy trgovino

Najprej v eHero povežete svoj Etsy račun.

Povezava omogoči eHero dostop do podatkov o naročilih, ki jih potrebuje za prenos v računovodstvo.

2. Povežete Minimax

Nato povežete še svoj Minimax račun oziroma organizacijo, v katero želite prenašati naročila.

Tako eHero ve, iz katere trgovine mora naročila prebrati in v kateri Minimax organizaciji jih mora obdelati.

3. Nastavite način prenosa

Pred začetkom sinhronizacije določite pravila, po katerih naj se naročila obdelujejo. Trije podatki so pri Minimaxu obvezni:

• predloga za poročila — po njej se izpiše izdani račun,
• predloga za dobavnice,
• delavec, ki je na dokumentu naveden kot izdajatelj.

Ločeno nastavite še začetni datum sinhronizacije, ki določa, od kdaj naprej naj se naročila zajemajo. Brez njega se naročila prenašajo od trenutka nastavitve naprej.

Pomemben del nastavitve je tudi povezovanje izdelkov oziroma njihovih šifer.

SKU oziroma šifre artiklov so pomembne

Če imate izdelke že ustvarjene v Minimaxu, je priporočljivo, da imajo izdelki na Etsyju in v Minimaxu usklajene šifre artiklov oziroma SKU-je.

Če sta šifri enaki, sistem prepozna, kateri Etsy izdelek pripada kateremu artiklu v Minimaxu, in ga uporabi na računu.

Če artikla s to šifro v Minimaxu še ni, ga eHero ustvari sam:

• šifra artikla je SKU z Etsyja,
• naziv je naslov izdelka skupaj z izbrano različico.

Ob naslednjem naročilu istega izdelka se uporabi že ustvarjeni artikel, zato se šifrant ne podvaja.

Zato pa je vredno SKU-je urediti pred prvo sinhronizacijo: če izdelek na Etsyju SKU-ja nima, se namesto njega uporabi Etsyjeva interna številka različice. Artikel bo nastal in račun bo pravilen, v Minimaxu pa boste dobili šifrant z nepomenljivimi številkami, ki ga pozneje ni prijetno urejati.

To je še posebej pomembno pri trgovinah z veliko različicami izdelkov, velikostmi ali barvami. Pri avtomatizaciji spletne trgovine je dobra struktura SKU-jev ena najpomembnejših stvari, ki jih je vredno urediti že na začetku.

Kaj pa poštnina?

Poštnina je del Etsy naročila in jo je pri prenosu treba pravilno upoštevati tudi v računovodskem dokumentu.

Pri ročnem vnosu je prav poštnina ena od postavk, ki jo je najlažje spregledati.

Pri avtomatskem prenosu se podatki o poštnini preberejo neposredno iz naročila in se na račun zapišejo kot ločena postavka, kadar je poštnina zaračunana.

Kaj pa DDV?

Pri prodaji prek Etsyja davek ob nakupu pogosto obračuna in pobere Etsy sam. Zato eHero postavke Etsy naročila v Minimax knjiži z 0 % — davek na tem dokumentu ni obračunan ponovno.

To je tehnična nastavitev prenosa, ne davčni nasvet. Kako te dokumente vodite v svojih knjigah in kako jih obravnavate pri obračunu, uskladite s svojim računovodjem — odgovornost za pravilno davčno obravnavo ostaja pri prodajalcu.

Kaj pa zaloge?

Če v Minimaxu vodite zaloge, lahko vklopite tudi to nastavitev. V tem primeru eHero ob naročilu poleg računa naredi še izdajo iz privzetega skladišča.

Če vodenja zalog ne uporabljate, nastane samo račun. Kdaj se sinhronizacija zalog res splača in kdaj prinese več dela kot koristi, smo razdelali v ločenem članku.

Kaj se zgodi, ko pride novo Etsy naročilo?

Ko je povezava nastavljena, eHero redno preverja nova naročila v povezani Etsy trgovini. Etsy o novih naročilih ne obvešča sproti, zato jih eHero pregleduje sam.

eHero prebere naročilo, ga obdela glede na vaše nastavitve in v Minimaxu ustvari ter izda račun — s kupcem, artikli, količinami, cenami in poštnino.

Tako vam ni treba več odpirati Etsyja in Minimaxa za vsako posamezno naročilo. Ostane vam pregled, ne vnos.

Kaj pa starejša naročila?

Avtomatizacija ni uporabna samo za prihodnja naročila.

Če morate v Minimax prenesti tudi starejša Etsy naročila, prek začetnega datuma sinhronizacije določite obdobje, od katerega želite naročila obdelati.

Pred večjim prenosom je smiselno najprej preveriti nekaj testnih naročil in potrditi, da so artikli, davčne nastavitve in podatki kupca prikazani tako, kot pričakujete.

Etsy in Minimax brez ročnega prepisovanja

Če Etsy uporabljate samo občasno, ročni vnos morda ni velika težava.

Ko pa trgovina začne dobivati več naročil, postane ročno prepisovanje eno izmed opravil, ki ga je najlažje avtomatizirati.

Namesto postopka:

lahko proces skrajšate na:

Manj ročnega dela pomeni tudi manj možnosti za napake in več časa za delo, ki dejansko zahteva vašo pozornost.

Enak postopek deluje tudi za druge prodajne kanale — na primer za Shopify in Minimax. Če vas namesto samega prenosa zanima predvsem, kako je z izdajanjem računov za Etsy prodajo v Sloveniji, je to tema ločenega članka.

Kako začeti?

Za avtomatski prenos potrebujete:

1. Etsy trgovino,
2. Minimax račun,
3. eHero račun.

V eHero povežete Etsy in Minimax, nastavite pravila prenosa ter preverite prvo naročilo.

Ko je nastavitev urejena, se lahko nova naročila naprej obdelujejo avtomatsko.