Stripe in Minimax: kako avtomatizirati prenos plačil

Če plačila sprejemate prek Stripe, račune pa vodite v Minimaxu, hitro pridete do precej ročnega dela. Vsako plačilo je treba preveriti, poiskati podatke kupca, znesek in postavke ter jih nato pravilno prenesti v računovodski program.

Pri nekaj transakcijah na mesec to še ni večja težava. Pri večjem številu plačil, naročnin ali digitalnih produktov pa postane ročni prenos nepotrebna administracija — in vir napak, ki se pokažejo šele kasneje.

Z eHero lahko Stripe povežete z Minimaxom in prenos avtomatizirate: eHero iz Stripe prebere plačane transakcije in v Minimaxu ustvari izdani račun.

Kaj se prenese iz Stripe v Minimax?

Ko Stripe povežete z eHero in Minimaxom, eHero za vsako plačano transakcijo v Minimaxu sestavi izdani račun s temi podatki:

• kupec — ime, e-pošta, naslov, pošta, kraj in država, kolikor jih Stripe vsebuje,
• datum in številka dokumenta ter valuta,
• postavke z artikli, količinami in cenami,
• popusti na posamezni postavki,
• poštnina kot ločena vrstica, kadar je na transakciji,
• stopnja DDV po vaši preslikavi,
• plačilna metoda, ki ste jo za ta Stripe račun izbrali v eHero.

Valuta se prevzame iz Stripe — če transakcijo zaračunate v dolarjih, tudi račun v Minimaxu nastane v dolarjih, preračun pa naredi Minimax po svojem tečaju za tisti dan. Pogoj je le, da Minimax za to valuto tečaj pozna.

Komu je povezava Stripe in Minimax namenjena?

Stripe se pogosto uporablja precej drugače kot klasična spletna trgovina. Prek njega lahko sprejemate plačila za:

• SaaS naročnine,
• digitalne produkte,
• spletne storitve,
• članarine,
• enkratna plačila,
• ponavljajoča se plačila.

Če se število Stripe transakcij povečuje, se povečuje tudi količina podatkov, ki jih mora nekdo prenesti v računovodstvo. Prav tukaj avtomatizacija prihrani največ časa.

Katere transakcije eHero prenese?

Prenesejo se samo plačane transakcije, in sicer v dveh oblikah:

1. Stripe računi (Invoices) s statusom »paid« — tipično naročnine in vse, kar v Stripe ustvari pravi dokument.
2. Uspešna plačila brez Stripe računa — neposredna plačila prek Checkouta, Payment Linkov ali Payment Elementa, ki v Stripe nikoli ne ustvarijo dokumenta. eHero jih prebere iz plačila in pripadajoče Checkout seje, tako da se postavke, količine in popusti prenesejo enako kot pri računu.

Če plačilo nima niti Checkout seje — na primer plačilo, ustvarjeno neposredno prek API-ja — eHero pripravi eno postavko za celoten znesek.

Nepotrjena, neuspela in vrnjena plačila se ne prenesejo. Plačilo, ki že ima Stripe račun, se prenese samo enkrat, tako da podvojenih dokumentov ni.

Kako povezava deluje?

1. Povežete Stripe z eHero

Stripe račun povežete prek Stripe Connect. Gesla za Stripe ne vnašate v eHero — povezavo potrdite neposredno pri Stripe, dostop pa lahko kadar koli prekličete v Stripe nastavitvah. Ko dostop prekličete, eHero to zazna, trgovino označi kot odklopljeno in preneha sinhronizirati, dokler povezave ne obnovite.

2. Povežete Minimax

V eHero povežete Minimax organizacijo, v katero želite prenašati dokumente.

3. Nastavite pravila prenosa

Preden se sinhronizacija začne, izpolnite osnovne nastavitve računovodskega programa za to trgovino — v eHero so označene kot obvezne. Dokler katera manjka, prenos namenoma ne steče, ker Minimax brez teh podatkov računa ne more izdati.

Poleg tega je smiselno nastaviti:

• začetni datum sinhronizacije — kako daleč nazaj pogleda prva sinhronizacija; če izberete starejši datum, se prenesejo tudi starejše transakcije,
• plačilno metodo za ta Stripe račun,
• status po prenosu — osnutek ali potrjen račun,
• preslikavo stopenj DDV,
• številčenje dokumentov, če ne želite privzetega.

4. Nastavite DDV

V eHero na strani Stopnje DDV vidite stopnje, ki jih vaš Stripe račun dejansko zaračunava — eHero jih prebere iz vaših Stripe davčnih stopenj in iz zadnjih plačanih računov. To je edini vir pri računih, ki uporabljajo Stripe Tax, ker ta stopnjo obračuna sproti in je ne objavi kot davčno stopnjo. Vsako stopnjo preslikate na stopnjo v Minimaxu.

Pravila, po katerih eHero določi DDV na vrstici:

• če za stopnjo obstaja vaša preslikava, se uporabi ta,
• če preslikave ni, kupec pa je domači in stopnja večja od 0, eHero poišče ustrezno stopnjo v Minimaxu,
• če preslikave ni in je kupec tuj ali je vrstica brez davka, se uporabi ničelna stopnja organizacije.

Kdaj se DDV obračuna v Sloveniji in kdaj v državi kupca, določajo pravila o DDV pri čezmejni prodaji — pojasnjena so na straneh Finančne uprave o DDV. eHero teh pravil ne presoja, ampak upošteva preslikavo, ki jo nastavite.

Kaj se zgodi ob novem Stripe plačilu?

Namesto tega:

poteka takole:

Prenos je sproten: Stripe eHero obvesti takoj, ko je plačilo uspešno, in transakcija se prenese v nekaj trenutkih — brez čakanja na urnik ali na vaš klik.

Vsaka transakcija se prenese samo enkrat: tudi če Stripe isto obvestilo pošlje večkrat, dokument v Minimaxu ne nastane dvakrat.

Kaj pa starejše transakcije?

Začetni datum sinhronizacije določa, kako daleč nazaj eHero pogleda ob prvi sinhronizaciji. Če ob nastavitvi izberete datum pred dvema mesecema, se prenesejo tudi transakcije iz teh dveh mesecev — vse, kar je starejše od izbranega datuma, pa ne gre skozi.

Zato je pomembno, da datum nastavite takoj ob prvi nastavitvi povezave. Ko trgovina enkrat sinhronizira, se prenos nadaljuje od zadnje sinhronizacije naprej in poznejši premik datuma nazaj starejših transakcij ne potegne več.

Kaj pa naročnine in ponavljajoča se plačila?

Eden pogostejših razlogov za uporabo Stripe so naročnine. Vsako podaljšanje naročnine v Stripe ustvari nov plačan račun, iz katerega eHero ustvari nov izdani račun v Minimaxu.

Pri Stripe Checkoutu je pogosta nastavitev, da se za vsako plačilo ustvari nov Stripe kupec. Če bi eHero kupca vezal na ta zapis, bi isti naročnik v Minimaxu vsak mesec dobil novo stranko. Zato eHero kupca poišče po e-pošti in imenu, tako da se ponovna plačila istega kupca zberejo pod eno stranko. Če ista e-pošta pripada drugemu imenu — na primer družinski člani — ostane to ločena stranka.

Plačilne metode v Minimaxu

Za vsak povezan Stripe račun v eHero izberete eno Minimax plačilno metodo, ki se zapiše na vse dokumente iz tega vira. Stripe je plačilni prehod sam — denar iz vseh plačil pride po isti poti — zato je ena metoda tudi računovodsko pravilna slika.

Pri Shopifyju in WooCommerce je to drugače: tam trgovina sporoči, kateri plačilni prehod je bil uporabljen, zato eHero ponudi preslikavo po prehodih.

Če plačilna metoda ni izbrana, jo boste v Minimaxu popravljali ročno, zato jo nastavite pred prvim prenosom.

Zakaj avtomatizirati Stripe in Minimax?

Pri ročnem delu se hitro zgodi, da:

• pozabite prenesti posamezno transakcijo,
• napačno prepišete znesek,
• uporabite napačnega kupca,
• napačno določite plačilno metodo,
• ob koncu meseca iščete manjkajoča plačila.

Pri večjem številu transakcij je že samo preverjanje, kaj je bilo preneseno in kaj ne, precej dela. Avtomatiziran proces te korake odpravi, v eHero pa ostane seznam vseh prenesenih transakcij s statusom in povezavo na izvorno plačilo v Stripe.

Stripe ni nujno vaša spletna trgovina

Pomembna razlika med Stripe in platformami, kot sta Shopify ali Etsy, je v tem, da Stripe pogosto predstavlja predvsem plačilno infrastrukturo. Prodaja se lahko začne drugje:

• v vaši aplikaciji,
• na spletni strani,
• v naročniškem sistemu,
• v lastni SaaS platformi.

Stripe nato obdela plačilo. To ima eno praktično posledico.

Prvih nekaj transakcij vedno preverite

Za to obstaja v eHero namenska nastavitev — status po prenosu:

• Osnutek (ročni pregled) — dokument se v Minimaxu ustvari kot osnutek, da ga pred potrditvijo pregledate. Najvarnejša izbira za začetek.
• Potrjeno in zaključeno — račun se v Minimaxu samodejno potrdi in izda.

Začnite z osnutkom in pri prvih nekaj transakcijah preverite podatke kupca, zneske, stopnje DDV, postavke in količine, plačilno metodo ter končni dokument v Minimaxu. Ko potrdite, da je nastavitev pravilna, preklopite na potrjen račun.

Kaj eHero za Stripe (še) ne naredi

Da ne bo presenečenj:

• Vračila in bremenitve se ne prenesejo samodejno. Če v Stripe naredite vračilo, eHero v Minimaxu ne izda dobropisa; vračilo označite ročno pri prenesenem naročilu.
• Ni sinhronizacije zalog in skladišč — Stripe zaloge ne vodi. Če jo vodite drugje, poglejte, kdaj se sinhronizacija zalog sploh splača.
• Prenesejo se samo plačane transakcije — odprti in neuspeli računi ne.
• Število prenesenih naročil je omejeno z vašim paketom v eHero.

Pošiljanje računa kupcu

Če želite, lahko eHero račun iz Minimaxa pošlje kupcu po e-pošti — ročno s klikom pri naročilu ali samodejno ob plačilu.

Stripe in Minimax brez ročnega prepisovanja

Če prek Stripe prejmete samo nekaj plačil na mesec, ročni postopek morda še ni problem. Ko število plačil raste, pa postane povezava med Stripe in računovodstvom ena izmed stvari, ki jih je smiselno avtomatizirati čim prej.

Namesto da podatke iz enega sistema prenašate v drugega, to opravi eHero — manj administracije, manj možnosti za napake in bolj pregleden proces.

Kaj pa Metakocka?

Isto povezavo lahko uporabite tudi z Metakocko. Stripe stran je enaka — povežete Stripe račun, na drugi strani pa namesto Minimaxa izberete Metakocko. Nastavitve na računovodski strani se seveda razlikujejo, ker gre za drug program.

Kako začeti?

Za povezavo potrebujete:

1. Stripe račun,
2. Minimax organizacijo z uporabnikom za API dostop,
3. eHero račun.

V eHero povežete Stripe in Minimax, izpolnite obvezne nastavitve, izberete plačilno metodo in začetni datum sinhronizacije, nato pa pri prvih transakcijah preverite rezultat v Minimaxu. Po začetni nastavitvi prenos novih Stripe plačil poteka samodejno.