Shopify in Čebelca: kako avtomatizirati prenos naročil

Če uporabljate Shopify za spletno trgovino in Čebelco BIZ za izdajanje računov, vam podatkov ni treba vsak dan prepisovati iz enega sistema v drugega. Prek eHero se naročila iz Shopifyja prenesejo v Čebelco samodejno — s kupcem, artikli, količinami, cenami, popusti in poštnino — vi pa v Čebelci dokument samo pregledate in izdate račun.

Zakaj povezati Shopify s Čebelco?

Shopify že vsebuje skoraj vse, kar potrebujete za pripravo računa: podatke o kupcu, naslov, artikle, količine, cene, popuste, poštnino in skupni znesek naročila.

Če sistema nista povezana, morate te podatke še enkrat vnesti v Čebelco. Pri nekaj naročilih na mesec ročni vnos še ni posebej moteč. Ko jih je 50, 100 ali več, pa se čas hitro nabere — in vsak prepis je novo mesto, kjer lahko nastane napaka.

Kako deluje povezava Shopify – Čebelca?

Ko kupec odda naročilo, Shopify o tem takoj obvesti eHero, ta pa naročilo prebere in v povezani Čebelci ustvari dokument. Prenos je torej takojšen. Poleg tega vsako uro teče še redno preverjanje, ki ujame naročila, če Shopifyjevo obvestilo iz kakršnega koli razloga ni bilo prejeto.

Zadnji korak ostane pri vas: dokument v Čebelci pregledate in račun izdate po svojem načinu poslovanja.

Kateri podatki se prenesejo v Čebelco?

Na dokument v Čebelci se prenese:

• kupec — ime in priimek ter naslov (ulica, poštna številka, kraj, država) iz privzetega naslova kupca v Shopifyju,
• artikli — naziv postavke, pri povezanem izdelku skupaj s šifro artikla iz Čebelce,
• količine,
• cene,
• popusti — popust na posamezno postavko se zapiše kot odstotek pri tej postavki, popust na celotno naročilo pa se razporedi po postavkah glede na njihovo vrednost,
• poštnina — kot ločena postavka, z lastnim popustom, kadar ste dostavo znižali,
• datum izdaje in datum zapadlosti — zapadlost se izračuna iz vaših plačilnih pogojev,
• valuta naročila.
• plačilo — dokument se v Čebelci označi kot plačan.

Podatkov, ki jih je kupec vnesel pri nakupu, torej ni treba vnašati še enkrat.

Zakaj so SKU-ji pomembni

Artikel se v Čebelci vodi pod šifro. Ko eHero prvič prenese izdelek iz Shopifyja, ga v Čebelci poišče po šifri, ki je enaka SKU-ju iz Shopifyja — in ga, če ga tam še ni, pod to šifro ustvari. Če izdelka ni mogoče povezati, se naročilo še vedno prenese, a postavka na dokumentu nosi samo naziv iz Shopifyja, brez šifre.

Pri sinhronizaciji zaloge je pogoj strožji: izdelek, pri katerem se šifra v Čebelci in SKU v Shopifyju ne ujemata, se preskoči.

Kaj se ne prenese

• Ime podjetja in davčna številka pri poslovnih naročilih. Partner na dokumentu se sestavi iz imena in priimka kupca, tudi kadar je kupec podjetje. Podatke podjetja v Čebelci dopolnite sami.

Koliko ročnega dela vzame prenos naročil?

Recimo, da imate 200 Shopify naročil na mesec. Za vsako morate odpreti naročilo, preveriti kupca, odpreti Čebelco, poiskati ali ustvariti kupca, vnesti artikle, količine in cene, dodati popust in poštnino ter preveriti končni znesek.

Če za vse skupaj porabite samo tri minute na naročilo, je to 600 minut — deset ur ročnega dela na mesec. In v to niso vštete napake, ki jih je treba pozneje iskati in popravljati.

Kaj se spremeni po povezavi?

Namesto postopka:

dobite:

Napake pri ročnem vnosu se redko zgodijo zato, ker bi bil postopek zapleten. Problem je ponavljanje — pri več deset naročilih na dan se zlahka zgodi, da se naročilo pozabi prenesti, da se izpusti poštnina ali popust, da se uporabi napačen kupec ali da se isto naročilo obdela dvakrat.

eHero podatkov ne vnaša na novo, ampak jih prebere iz originalnega Shopify naročila. S tem se zmanjša možnost napak, ki nastanejo pri ročnem prepisovanju.

Več o tem, kje se ročni vnos najpogosteje zalomi, smo zapisali v članku o napakah pri ročnem vnosu naročil.

Sinhronizacija zaloge med Čebelco in Shopifyjem

Pri povezavi Shopify in Čebelca lahko eHero poskrbi tudi za zalogo — v smeri iz Čebelce v Shopify.

To je uporabno, če zalogo vodite v Čebelci, prodajate pa prek Shopifyja: namesto ročnega popravljanja količin na dveh mestih eHero stanje iz Čebelce prenese v Shopify. Če imate v Čebelci več skladišč, posamezno skladišče povežete z lokacijo v Shopifyju.

Sinhronizacijo zaloge sprožite v eHero na strani z izdelki, ko jo potrebujete — ne teče sama v ozadju. Pogoj je ujemanje šifre in SKU-ja; neujemajoč izdelek se preskoči.

Kdaj se sinhronizacija zaloge sploh splača in kdaj naredi več škode kot koristi, smo obdelali v ločenem članku o sinhronizaciji zalog.

Kateri Shopify paket potrebujem?

Katerega koli. eHero deluje z vsemi Shopify paketi, od Basica naprej.

Shopify Plus ni potreben. eHero za delovanje ne potrebuje nobene funkcije, ki bi bila na voljo samo v najdražjih paketih, prav tako ni potreben poseben razvoj vaše trgovine.

Dostop do teh podatkov Shopify ureja s pravili o zaščitenih podatkih kupca, opisanimi v Shopifyjevi dokumentaciji za razvijalce. Javne aplikacije iz Shopify App Store, med katere sodi eHero, gredo skozi Shopifyjevo odobritev, zato imajo dostop do imena, naslova, telefona in e-pošte kupca urejen vnaprej in neodvisno od paketa trgovine.

Kako nastavite Shopify in Čebelco v eHero?

1. Povežite Shopify trgovino

V eHero povežete trgovino, iz katere želite prenašati naročila. Povezavo potrdite v Shopifyju, zato eHero nikoli ne potrebuje gesla vašega Shopify računa.

2. Povežite Čebelco

Izberete Čebelco kot program, v katerega želite prenašati naročila, in vpišete API ključ iz svojega računa Čebelca BIZ. Drugih dostopov eHero ne potrebuje.

3. Nastavite začetni datum sinhronizacije

Določite datum, od katerega naprej naj se naročila prenašajo. Naročila, oddana pred tem datumom, se ne prenesejo.

4. Preverite artikle

Pred prvim samodejnim prenosom preverite SKU-je v Shopifyju in šifre v Čebelci ter ločenost različic. Če boste sinhronizirali zalogo, povežite še skladišča z lokacijami.

5. Prenesite testno naročilo

Preden povezavo pustite delovati samodejno, preverite vsaj eno resnično ali testno naročilo. Primerjajte Shopify naročilo z dokumentom v Čebelci in preverite:

• kupca,
• artikle in šifre,
• količine,
• cene postavk,
• davčno stopnjo na postavkah,
• popust,
• poštnino,
• končni znesek.

Šele ko so podatki pravilni, je smiselno avtomatizacijo vključiti za redno uporabo.

Zakaj povezavo urediti prek eHero?

eHero ni vezan niti na en prodajni kanal niti na en računovodski program, predvsem pa naročil ne prenaša na slepo: vsako preneseno naročilo vidite v seznamu, s statusom prenosa in s številko dokumenta, ki je iz njega nastal.

Naročilo, ki se ni preneslo, ni tiho — v eHero vidite, da čaka, in tudi razlog; ko je vzrok odpravljen, ga s seznama pošljete znova, brez ročnega vnašanja v Čebelco. Na istem mestu urejate izdelke in njihove šifre, sprožite sinhronizacijo zaloge in nastavite, od katerega datuma naprej naj se naročila prenašajo — za vse kanale in vse računovodske programe enako.

V Čebelco lahko prek eHero prenašate naročila iz teh kanalov:

• Shopify,
• Etsy,
• eBay.

Poleg Čebelce eHero podpira tudi Minimax, Metakocko in e-Račune — nabor podprtih kanalov se pri posameznem programu razlikuje.

Če danes prodajate samo prek Shopifyja, čez leto pa dodate še Etsy, vam za novi kanal ni treba postavljati ločenega postopka — drugi kanal pripnete na isto Čebelco.

Za koga je povezava Shopify – Čebelca najbolj uporabna?

Predvsem za podjetja, ki uporabljajo Shopify in Čebelco, imajo redna spletna naročila, jih zdaj prepisujejo ročno in želijo manj administracije — še posebej, če prodajajo prek več kanalov ali če število naročil raste.

Če imate le nekaj naročil mesečno, vam avtomatizacija morda še ne bo prihranila veliko časa. Ko pa vsak dan prenašate več naročil, se ponavljajoče se delo hitro nabere.

Ali lahko eHero preizkusite brezplačno?

Da. Ob namestitvi eHero prek Shopifyja imate na voljo 14-dnevni brezplačni preizkus. V tem času lahko povezavo Shopify – Čebelca nastavite in jo preverite na svojih resničnih naročilih — torej še pred plačilom vidite, kako se vaši podatki dejansko prenesejo.

Avtomatizirajte prenos naročil iz Shopifyja v Čebelco

Shopify lahko ostane vaš glavni prodajni kanal, Čebelca pa program za izdajanje računov. Z eHero se podatki o naročilih med njima prenesejo samodejno, zato vam kupcev, artiklov, cen, popustov in poštnine ni treba vnašati še enkrat.

Povezavo lahko nastavite v nekaj minutah in jo 14 dni brezplačno preizkusite na svojih naročilih.