Shopify in Metakocka: kako avtomatizirati prenos naročil

Če uporabljate Shopify za spletno prodajo in Metakocko za nadaljnjo obdelavo naročil, lahko oba sistema povežete prek eHero. Nova naročila se nato prenesejo samodejno — skupaj s kupcem, artikli, zneski, poštnino in popusti — v Metakocki pa nastane dokument, ki ga izberete sami.

Zakaj povezati Shopify z Metakocko?

Pri nekaj naročilih mesečno ročni vnos še ni večja težava. Pri desetih, stotih ali več pa hitro postane ponavljajoče se administrativno delo — pri vsakem naročilu morate prenesti:

• podatke o kupcu,
• naslov kupca,
• artikle in količine,
• vrednost naročila,
• poštnino,
• popuste,
• druge podatke, potrebne za nadaljnjo obdelavo naročila.

Če vse to prepisujete ročno, ne izgubljate samo časa. Poveča se tudi možnost napak.

Napačen znesek, izpuščena poštnina ali napačno prepisani podatki kupca lahko pomenijo dodatno preverjanje in popravljanje.

S samodejnim prenosom tega dela ni več treba opravljati ročno.

Kako deluje povezava Shopify – Metakocka?

eHero samodejno prenese nova Shopify naročila v Metakocko.

Ko kupec odda naročilo v Shopifyju, Shopify o tem takoj obvesti eHero. eHero naročilo prebere in ga prenese v povezano Metakocko — brez čakanja na nočno obdelavo. Poleg tega vsako uro teče še redno preverjanje, ki ujame naročila, če Shopifyjevo obvestilo iz kakršnega koli razloga ni bilo prejeto.

Tako vam podatkov ni treba prepisovati iz ene aplikacije v drugo. Po prenosu naročilo pregledate in ga v Metakocki uporabite za nadaljnjo obdelavo.

Kateri dokument nastane v Metakocki?

V nastavitvah eHero določite, kateri dokument naj se ob prenosu Shopify naročila ustvari v Metakocki. Na voljo so tri možnosti:

• Domači računi — v Metakocki nastane izdani račun.
• Tuji računi — nastane izdani račun, označen kot tuji.
• Prodajna naročila — namesto računa nastane prodajno naročilo, iz katerega se račun ustvari naprej.

Če v Metakocki vodite zalogo, pri nastavitvi izberete tudi skladišče, na katero naj se dokument veže.

Prodajno naročilo je smiselna izbira, kadar naročila najprej pripravljate in odpremljate, račun pa nastane šele ob odpremi. Račun je smiseln, kadar plačilo prispe že ob naročilu.

Kateri podatki se iz Shopifyja prenesejo v Metakocko?

Pri prenosu Shopify naročila se prenesejo podatki, ki jih potrebujete za nadaljnje delo v Metakocki:

• številka naročila iz Shopifyja — zapiše se v dokument, da je vir razviden,
• podatki o kupcu — ime in priimek ter naslov kupca (ulica, poštna številka, kraj, država),
• valuta naročila,
• artikli — šifra, naziv in količina,
• cene,
• poštnina — kot ločena postavka na dokumentu,
• popusti — popust na posamezno postavko se zapiše kot odstotek pri tej postavki, popust na celotno naročilo pa kot popust na dokumentu,
• plačilo — če je naročilo v Shopifyju plačano, se dokument v Metakocki označi kot plačan.

To pomeni, da vam podatkov, ki so že bili vneseni pri nakupu v Shopify trgovini, ni treba ponovno vnašati še v Metakocko.

Zakaj so SKU-ji pomembni

Artikel se v Metakocko prenese pod šifro, ki jo ima izdelek v Shopifyju (SKU). Če izdelek SKU-ja nima, se naročilo še vedno prenese, a artikla v Metakocki ne boste enostavno prepoznali — pri sinhronizaciji zaloge pa se tak izdelek preskoči.

Koliko ročnega dela vzame prenos naročil?

Predstavljajte si Shopify trgovino s 150 naročili na mesec.

Če za pregled in ročni vnos posameznega naročila v Metakocko porabite tri minute, to pomeni 450 minut oziroma sedem ur in pol ročnega dela vsak mesec.

Pri 500 naročilih bi bilo tega 25 ur.

In to je samo prenos naročil. V ta čas niso vključeni popravljanje napak, preverjanje podatkov in usklajevanje, kadar se podatki med Shopifyjem in Metakocko ne ujemajo.

Kaj se spremeni po povezavi?

Namesto postopka:

dobite:

Pri enem naročilu razlika ni velika. Pri več deset ali več sto naročilih vsak mesec pa se prihranek hitro pozna.

Ročno prepisovanje podatkov je ena od stvari, pri kateri je napaka hitro narejena. Na primer:

• artikel se vnese dvakrat,
• poštnina se izpusti,
• napačno se prepiše vrednost popusta,
• uporabi se napačen naslov,
• naročilo se pomotoma ne prenese,
• isto naročilo se obdela večkrat.

eHero podatkov ne vnaša na novo, ampak jih prenese neposredno iz originalnega Shopify naročila. Zato je rezultat vsakič enak.

Več o tem, kje se ročni vnos najpogosteje zalomi, smo zapisali v članku o napakah pri ročnem vnosu naročil.

Sinhronizacija zaloge med Metakocko in Shopifyjem

Pri povezavi Shopify in Metakocka lahko eHero poskrbi tudi za sinhronizacijo zaloge — v smeri iz Metakocke v Shopify.

To je uporabno, če zalogo vodite v Metakocki, izdelke pa prodajate prek Shopifyja: namesto ročnega popravljanja količin eHero stanje iz Metakocke redno prenaša v Shopify. Če imate v Metakocki več skladišč, lahko posamezno skladišče povežete z lokacijo v Shopifyju.

Pogoj je, da se izdelki ujemajo po šifri (SKU). Izdelek, ki ga eHero ne more povezati, se preskoči — zato pred začetkom priporočamo testni prenos in preverjanje artiklov.

Kdaj se sinhronizacija zaloge sploh splača in kdaj naredi več škode kot koristi, smo obdelali v ločenem članku o sinhronizaciji zalog.

Kateri Shopify paket potrebujem?

Katerega koli. Povezava eHero z Metakocko deluje z vsemi Shopify paketi, od Basica naprej.

Shopify Plus ni potreben. eHero za delovanje ne potrebuje nobene funkcije, ki bi bila na voljo samo v najdražjih Shopify paketih. Prav tako ni potreben poseben razvoj vaše trgovine — povezavo nastavite prek eHero aplikacije.

Dostop do teh podatkov Shopify ureja s pravili o zaščitenih podatkih kupca, opisanimi v Shopifyjevi dokumentaciji za razvijalce. Javne aplikacije iz Shopify App Store, med katere sodi eHero, gredo skozi Shopifyjevo odobritev, zato imajo dostop do imena, naslova, telefona in e-pošte kupca urejen vnaprej in neodvisno od paketa trgovine.

Kako nastavite Shopify in Metakocko v eHero?

Povezavo lahko uredite v nekaj osnovnih korakih.

1. Povežite Shopify trgovino

V eHero najprej povežete Shopify trgovino, iz katere želite prenašati naročila. Povezavo potrdite v Shopifyju, s čimer eHero dobi dostop do podatkov, potrebnih za delovanje integracije.

2. Povežite Metakocko

Nato izberete Metakocko kot program, v katerega želite prenašati naročila, in vpišete podatke za dostop do Metakockinega vmesnika za spletne trgovine (varnostni ključ in ID podjetja).

3. Nastavite način prenosa

Izberete, kateri dokument naj v Metakocki nastane — domači račun, tuji račun ali prodajno naročilo — in po potrebi skladišče.

4. Nastavite začetni datum sinhronizacije

Določite datum, od katerega naprej naj se naročila prenašajo. Naročila, oddana pred tem datumom, se ne prenesejo.

5. Naredite testni prenos

Preden integracijo pustite delovati samodejno, priporočamo, da prenesete prvo testno naročilo. Preverite predvsem:

• kupca,
• artikle,
• količine,
• cene,
• popuste,
• poštnino,
• končni znesek,
• davčno stopnjo na postavkah.

Če je prvo naročilo pravilno preneseno, lahko povezavo uporabljate tudi za redno avtomatizacijo.

Metakocka ima svojo povezavo s Shopifyjem – zakaj uporabiti eHero?

Metakocka ima tudi lastne možnosti povezovanja s spletnimi trgovinami.

Prednost eHero je, da niste vezani niti na eno prodajno platformo niti na en računovodski program. Na istem mestu povežete kanale, ki jih uporabljate danes, in dodate nove, ko se pojavijo — brez nove integracije za vsako kombinacijo posebej.

V Metakocko lahko prek eHero prenašate naročila iz teh kanalov:

• Shopify,
• Etsy,
• Stripe,
• ThriveCart.

Poleg Metakocke eHero podpira tudi Minimax, Čebelco in e-Račune — nabor podprtih kanalov se pri posameznem računovodskem programu razlikuje.

Če poleg Shopifyja prodajate tudi na Etsyju, gresta oba kanala v isto Metakocko:

Namesto ločenega ročnega postopka za vsako platformo imate en način prenosa. To je posebej uporabno, če Shopify uporabljate kot glavno spletno trgovino, Etsy pa kot dodaten prodajni kanal.

Za koga je povezava Shopify – Metakocka najbolj uporabna?

Povezava je smiselna predvsem za podjetja, ki:

• uporabljajo Shopify in Metakocko,
• imajo redna spletna naročila,
• trenutno naročila prepisujejo ročno,
• želijo zmanjšati administrativno delo,
• želijo zmanjšati možnost napak pri prepisovanju,
• imajo vedno več naročil,
• prodajajo prek več spletnih kanalov.

Pri zelo majhnem številu naročil avtomatizacija ni nujno potrebna. Ko pa morate vsak teden ali vsak dan prenašati več naročil, se začne ponavljajoče se delo hitro nabirati.

Ali lahko eHero preizkusite brezplačno?

Da.

Ob namestitvi eHero prek Shopifyja imate na voljo 14-dnevni brezplačni preizkus. V tem času lahko povezavo Shopify – Metakocka nastavite in jo preverite na svojih resničnih naročilih.

Tako pred plačilom vidite, kako se podatki iz vaše trgovine dejansko prenesejo v Metakocko.

Avtomatski prenos naročil iz Shopifyja v Metakocko

Shopify lahko ostane vaš glavni prodajni kanal, Metakocka pa program, v katerem naročila obdelate naprej. Z eHero se podatki o naročilih med njima prenesejo samodejno, zato vam kupcev, artiklov, cen, poštnine in popustov ni treba vnašati še enkrat.

Povezavo lahko nastavite v nekaj minutah in jo 14 dni brezplačno preizkusite na svojih naročilih.